OneNote und Aufbewahrungsrichtlinien

Wenn Aufbewahrungsrichtlinien auf OneNote angewendet werden sollen, sind diese für die einzelnen Sektionen aktiv. Damit man den Hintergrund versteht, muss man zuerst wissen, wie ein OneNote aufgebaut ist. Anschließend wird die Verhaltensweise im Zusammenhange mit Office 365 Retention Labels näher erläutert.

Als Erstes unterscheiden wir grundsätzlich zwei bzw. drei Arten von OneNote:

  • OneNote Online (Speicherort in SharePoint oder OneDrive)
  • OneNote Classic (Speicherort im Dateisystem oder aus diesem Ort 1:1 in SharePoint hochgeladen, aber nicht konvertiert wie es z.B. SPMT machen kann)
  • OneNote Classic, das in einen mit OneDrive synchronisierten Ordner abgelegt wird, wird direkt nach OneNote Online konvertiert. Das nimmt OneDrive for Business vor. Hiermit handelt es sich letztendlich um einen Konvertierungsvorgang und am Ende erhalten wir ein OneNote Online.

Aufbau OneNote

Der Aufbau ist grundsätzlich identisch, der Unterschied ist lediglich jener, dass OneNote Online als ein Container angezeigt wird und auch Online bearbeitet werden kann.

OneNote Online

Dieser wird direkt in SharePoint als ein Objekt angezeigt und kann mit OneNote Online bearbeitet werden. Benutzerdefinierte Metadaten und Retention Label können nur auf dieser Ebene zugewiesen werden.

OneNote Online in SharePoint

OneNote Classic

Vorwiegend aus dem Dateisytem besteht die Struktur aus:

  • .onetoc2 Datei, diese öffnet letztendlich das OneNote und ist sozusagen der Einstiegspunkt
  • .one Datei, diese ist der eigentliche Sektion/Section mit all ihren Seiten und Anlagen

Hier im Screenshot ist die Struktur sichtbar:

Dateistruktur von OneNote in SharePoint (sichtbar gemacht, siehe weiter unten)

Section Groups (beide)

Werden Section Groups verwendet, wiederholt sich die Struktur, da es hierbei ein in sich verschachteltes OneNote handelt, d.h. es gibt noch eine .ontoc2 Datei und .one Dateien:

Zuweisung Retention Label und effektive Löschung

Die Zuweisung eines Retention Labels erfolgt auf oberster Ebene und wird automatisch auf alle Inhalte darunter vererbt (OneNote Online).

Zuweisung eines Retention Labels im Information Panel

Die Löschung erfolgt pro Section, da aus Sicht von SharePoint es sich hier um eine eigene Datei handelt.

Anzeige der OneNote Struktur (OneNote Online)

Man kann sich die Struktur anzeigen lassen, indem man die Ornder ausblendet. Dies geht über die Ansicht “Show all items without folders”:

Einstellung der Ansicht um die Struktur sichtbar zu machen

Löschung (OneNote Online)

Die eigentliche Löschung einer Section wird durch das Retention Label angestoßen. Selbst wenn alle Sections und damit der komplette Inhalt eines OneNotes gelöscht wird, bleibt der Container erhalten.

Die Löschung kann erfahrungsgemäß zwischen 24 Stunden und 7 Tagen dauern.

Papierkorb mit gelöschten OneNote Sections

Nach erfolgter Löschung wird die Datei in den Papierkorb verschoben, in diesem liegt es weitere 93 Tage. Anschließend ist es final gelöscht.

Fazit

OneNote bleibt als Gerüst immer bestehen. Retention Labels werden immer auf alle Sections angewendet. Die Löschung erfolgt dann pro Section und je nach Retention Label ist meist das Erstellungsdatum ausschlaggebend! Hier ist also sicherlich Vorsicht geboten.

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Strategic Consultant bei AvePoint Deutschland GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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