Dokumentenvorlagen in Office

Word AssetLibrary

Es gibt neuerdings einen Weg, um endlich Dokumentenvorlagen in die Office Applikationen zu holen. Bis dato konnte man dies ja nur über Content-Types oder auch im Modern UI in den Bibliotheken direkt erreichen.

Jetzt kann man direkt aus den Office Applikationen die Vorlagen öffnen, diese werden aus SharePoint geladen. Damit erübrigen sich oft nötige Client-Anpassung oder Tools oder Fileshares.

Es können bestimmte Vorlagen angepinnt werden und über Ordner strukturiert werden. Es werden nur die Vorlagen angezeigt, auf die ich berechtigt bin:

Die Vorlagen werden direkt in der Applikation angezeigt und können auch angepinnt werden.
Die Vorlagen werden direkt in der Applikation angezeigt und können auch angepinnt werden.

Achtung: Derzeit kommt es noch auf die Office Version an, damit die Funktion unterstützt wird (aktuell geht der Monthly Channel, der Halbjährliche Kanal jedoch noch nicht). Es geht fix mit Version 2003 (Build 12624.20442).

Leider fehlt auch in den Release Notes jeglicher Hinweis, mit welcher Version diese Funktion in Office unterstützt wird, definitiv nicht mit Version 1908 (Build 11929.20708)

Aktivierung per PowerShell

Damit ich die Library aktivieren kann, benötige ich die aktuelle SharePoint Online PowerShell, ggf. kann man diese aktualisieren:

Update-module Microsoft.Online.SharePoint.Powershell

Zuvor müssen wir noch eine eigene Library erzeugen, am besten in einen allgemeinen Bereich, auf den jeder Zugriff hat. In meinem Beispiel habe ich eine Communication Site “Templates” erzeugt und darin verwende ich die Standard Bibliothek:

Import-module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
#Anmeldung
Connect-SPOService -url https://tenant-admin.sharepoint.com
#AssetLibrary setzen
Set-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl "https://tenant.sharepoint.com/sites/Templates/Shared%20Documents" -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

#Kontrolle
Get-SPOOrgAssetsLibrary

Mehr Infos zum Set-SPOOrgAssetsLibrary.

Achtung: Der Parameter LibraryUrl darf nicht mit “/” enden, den einfach entfernen.

Bei der erstmaligen Aktivierung wird darauf hingewiesen, dass auch CDN aktiviert wird. Was das ist und wie das geht, ist hier beschrieben: https://www.hobmaier.net/2017/08/sharepoint-online-cdn-aktivieren.html

Vorlagen hinzufügen

Anschließend kann man in der SharePoint Bibliothek Dokumentenvorlagen hinzufügen. Dabei kann man auch mit Ordnern arbeiten. Es ist darauf zu achten, dass die Dateien hier auch tatsächlich als Vorlage, z.B. dotx abgespeichert werden müssen, da sie sonst der Client nicht anzeigt.

SharePoint Library mit Vorlagen

Zusammenfassung

Ich finde die Funktion sehr gelungen und eigentlich lang erwartet. So integriert sich Office 365 auch hinsichtlich Dokumentenvorlagen so in die Office Applikationen, dass ich nicht immer über den Browser gehen muss, was zuvor der einzige Weg war.

Im nächsten Beitrag geht es darum, wie man die Asset Library auch für Bilder verwenden kann.

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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