Private Channel

Teams Policy

Diesmal sehen wir uns die private Channel in Microsoft Teams an. Dies ermöglicht uns einen eigenen, abgeschotteten Bereich in Teams und SharePoint bereitzustellen. Diese durch eigene Berechtigungen voneinander getrennt. Bereits beim Anlegen kann ich den auswählen, ob dieser privat oder öffentlich (Standard) sein soll.

Zuvor musste man immer ein eigenes Team anlegen oder auf die SharePoint Berechtigungen (für Dokumente aber nicht Kommunikation) zurückgreifen. Private Channel sind eine sinnvolle und sichere Ergänzung.

Funktionen

Es wird eine neue SharePoint Site Collection erstellt, dazu gibt es eine eigene Site Definition TEAMCHANNEL#0. Derjenige der den Channel erstellt, ist auch gleichzeitig der Channel Owner. Da hier natürlich einige neue Site Collections auf SharePoint Online zu erwarten sind, wurde auch das Limit von 500.000 auf 2 Mio Site Collections pro Tenant erhöht.

Private Channel erstellen und verwalten

Im folgenden ein paar Screenshots und den einzelnen neuen Funktionen.

Create private Channel
Beim Erstellen eines Kanals, kann man einen privaten Kanal erzeugen.

Dadurch dass für jeden privaten Kanal auch eine SharePoint Site Collection angelegt wird, wird die URL mit “-” Kanalname einfach angehängt (siehe vorher/nachher):

SharePoint URL Team
Zeigt die SharePoint URL eines Teams
SharePoint URL private Channel
Zeigt die SharePoint URL des private Channels

Auch in der Verwaltung im Teams Client, gibt es für den privaten Kanal zusätzliche Einstellungen, um eben die Mitglieder zu berechtigen:

Channel Management
Öffentlichen Kanal in Teams verwalten
Private Channel Management
Einen privaten Kanal in Teams verwalten

Dies sind dann so aus, interessant ist, dass man durchaus auch Gäste berechtigen kann, sofern diese auch auf das Teams Team zugreifen dürfen:

Private Channel Mitglieder
Mitglieder im private Channel verwalten
Private Channel Management Einstellungen
Einstellungen im private Channel

Was geht nicht?

  • Keine Office 365 Group
  • Einbindung von Planner (soll später kommen)
  • News Authoring (Publishing) von SharePoint Seiten

Governance

  • Maximal 30 private Channels pro Team (zusätzlich zu 200 normalen Channels)
  • 250 Mitglieder pro Channel
  • Es können nur bestehende Teams Team Mitglieder in einen private Channel berechtigt werden (Mitglieder und Gäste)
  • Löschen eines Channels = Soft Delete für 30 Tage
  • Wird das Team gelöscht, wird auch der private Channel gelöscht
  • Wird ein private Channel Ownerless (Mitarbeiter verlässt das Unternehmen), wird ein non-guest automatisch zum Owner
  • Wenn jemand aus dem Team entfernt wird, wird er auch aus dem private Channel entfernt
  • Der Team Owner kann alle private Channels und dessen Team Owner sehen
  • Einbindung von Apps zuerst auf dem Team, danach im Channel
  • Gast Einstellungen und Classification werden vererbt
  • Private Channels werden nicht im Admin Center angezeigt
  • Information Protection, für private Channels muss zusätzlich zur Office 365 Group Mailbox die Postfächer der Mitglieder des private Channels mit durchsucht werden (Konversationen werden darin gespeichert)
  • Standardmäßig darf jeder einen private Channel erstellen, wer das nicht möchte, kann das im Teams Admin Center, per Teams Policy abschalten: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/teams-policies
Teams Policy
Zeigt die Teams Policy im Microsoft 365 Teams Admin Center

Alle private Channels im Tenant auflisten, geht per SharePoint Online PowerShell:

Get-SPOSite-Limit ALL -Template "TEAMCHANNEL#0"

Einsatzbeispiele

  1. Teams Team mit Gastzugriff (z.B. Kunde) + privaten Kanal für interne Kommunikation und Ablage von Dokumenten, auf die der Kunde keinen Zugriff haben soll
  2. Abteilungsseite mit privaten Kanal für die Abstimmung der Führung

Fazit

Standardmäßig sind seit Anfang November auf allen Tenants die privaten Kanäle verfügbar. Dies wurde während der Ignite 2019 angekündigt und war von vielen ein lange erwartetes Feature.

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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