Document ID Feature

Dieser Artikel beleuchtet das Feature “Document ID”. Dieses Feature stellt sicher, dass die URL gleich bleibt, auch wenn das Dokument verschoben oder umbenannt wird. Das Dokument darf allerdings nur in der gleichen Site Collection verschoben werden.

Jetzt erstmal zur Funktion, ich habe in einer Bibliothek verschiedene Dokumente hochgeladen:

Das Dokument “LoanApplication.docx” hat den Hyperlink http://portal.contoso.com/_layouts/15/DocIdRedir.aspx?ID=SQKD2SMKFSWK-1797567310-1.
Anschließend nenne ich die Datei in “Something else.docx” um.
Wenn wir jetzt den Hyperlink vergleichen, stellen wir fest er ist identisch, das Dokument öffnet sich also direkt im Office Web App Server (falls vorhanden, sonst kommt ein Downloadfenster):
http://portal.contoso.com/_layouts/15/DocIdRedir.aspx?ID=SQKD2SMKFSWK-1797567310-1

Wie schalte ich es ein?

Document ID’s funktionieren über das Site Collection Feature “Document ID Service”, auf der Site Collection muss dies also zuerst aktiviert werden.

Auch jetzt wird die Änderung noch nicht sofort übernommen, es gibt verschiedene Timer Jobs die regelmäßig nach neuen Dokumenten prüfen und die ID generieren – zu finden in der Central Admin – Monitoring – Job Definitions – beginnend mit “Document ID*”, jeweils für jede Web Anwendung. Also ggf. einfach manuell ausführen um schneller zu einem Ergebnis zu kommen:

Über “Running Jobs” kann man nachverfolgen, wann der Vorgang abgeschlossen wurde.
Document IDs helfen in der konsequenten Weiterentwicklung, tote Links zu reduzieren indem Restrukturierungen von Dokumenten möglich ist, während die URL gleich bleibt.

 

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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