Microsoft Flow in der Praxis

Ich habe mir heute das erste Mal Microsoft Flow angesehen, und muss sagen, es wirkt wie das Spinnennetz, das sich über die ganze Office 365 Tool-Landschaft zieht und alle zusammen führt – Eine No-Code Lösung für jeden ambitionierten Admin. Derzeit ist es noch in der Preview, jeder mit einem Microsoft Office 365 Account, kann sich hier kostenlos registrieren: https://flow.microsoft.com

 

Mit Flow durch den Tool Dschungel?

Die Idee ist großartig, denn aktuell veröffentlicht Microsoft immer mehr Tools. Planner, Graph, SharePoint Framework, PowerApps … um nur einige zu nennen.
Für viele Benutzer ist es schon schwierig das richtige Tool für die aktuelle Aufgabe zu finden. Doch die eigentliche Macht entfaltet sich mit Flow, denn damit kann jeder Administrator ohne Programmierkenntnisse Schnittstellen zwischen den einzelnen Tools ansprechen und Aktionen starten. 

Unterstütze Tools

Dabei werden nicht nur Microsoft Tools unterstützt sondern auch viele andere sehr beliebte, wie

  • Dropbox
  • Github
  • Wunderlist
Flow – Services

Beispiele

Deutlich wird das anhand ein paar Beispiele, die in Flow per Vorlage resp. Template ausgewählt werden können::

Flow Templates

So kann ich anhand einer Aktion in Dynamics, etwas nach SharePoint, OneDrive schreiben. Oder aus einer Azure SQL Datenbank einen CRM Lead erstellen.

Im Praxiseinsatz

Template

Mein 1. Flow speichert einfach alle E-Mail Anlagen in einem meiner OneDrive Ordner. Damit habe ich diese schnell auf jedem Gerät parat, noch bevor ich die E-Mail gelesen habe.
Die Umsetzung war sehr einfach, da ich anhand eines Templates begonnen habe, und dies lediglich modifiziert habe.

Eigenbau

Mein 2. Flow soll sich auf eine Azure SQL Datenbank verbinden, um personenbezogene Daten (z.B. über Web-Formular eingetragene Daten) als Lead im CRM bzw. in SharePoint erfassen.
Bevor ich eine SQL Aktion in meinem Flow auswählen kann, muss ich einen Trigger definieren, der mir z.B. meine Tabelle stündlich ausliest:
Anschließend kann ich eine Aktion “SQL Azure – Get rows” hinzufügen:

 

Im nächsten Schritt muss ich die Verbindung Azure Datenbank angeben. Hier kann ich den ADO.Net Connection String aus dem Azure Portal verwenden. Ich muss lediglich den Benutzer/Kennwort anpassen, das sieht dann z.B. wie folgt aus:
001
Server=tcp:contoso.database.windows.net,1433;Data Source=contoso.database.windows.net;Initial Catalog=SqlDatabaseName;Persist Security Info=False;User ID=SQLUser;Password=password;Pooling=False;MultipleActiveResultSets=False;Encrypt=True;TrustServerCertificate=False;Connection Timeout=30;

Als Aktion erstelle ich im SharePoint einen Listeintrag (könnte aber auch ein CRM Lead sein). Dabei kann ich bequem die auszulesende Tabelle auswählen, und die Spalten anklicken und mir somit meine Werte füllen:

Flow SharePoint Item erstellen

Fertig ist mein “Flow” 🙂

Zusammenfassung

Mithilfe von Flow stellt Microsoft ein mächtiges Tool zur Verfügung, um verschiedenste Systeme enger zu verknüpfen. Dabei ist man zukünftig nicht mehr ausschließlich auf Entwickler angewiesen, die das traditionell programmiert haben.

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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