Durable Links in SharePoint 2016 Preview

Auf dem SharePoint Forum in Stuttgart haben wir unter anderem am Stand live die Preview von SharePoint 2016 vorgeführt.
In einem früheren Artikel hatte ich ja bereits die Neuerungen die zur Ignite angekündigt wurden, beleuchtet.
Dieser Artikel beleuchtet das neue Feature “Durable Links”, das erweiterte Document-ID Feature. Es übersteht Verschieben als auch Umbenennen von Dokumenten, indem es eine eindeutige URL generiert, die dem Dokument folgt. Laut Dokumentation auf dem Office Blog Durable Links in SharePoint Server 2016 IT Preview wird die Information in der Content Datenbank gespeichert.
Update: Die ID wird in der Content Datenbank gespeichert, daher wird das Verschieben nur unterstützt, sofern das Dokument in der gleichen Datenbank bleibt.
Es werden aber nur Office Dokumente unterstützt (docx, xlsx…) – kein PDF, JPG, PNG).
Update 02.02.2018: Es muss Office Online installiert und in der Farm verfügbar sein, damit DurableLinks funktioniert.

Jetzt erstmal zur Funktion, ich habe in einer Bibliothek verschiedene Dokumente hochgeladen:

Das Dokument “LoanApplication.docx” hat den Hyperlink http://portal.contoso.com/Shared%20Documents/LoanApplication.docx?d=SQKD2SMKFSWK17975673101
Anschließend nenne ich die Datei in “Something else.docx” um.
Wenn wir jetzt den Hyperlink vergleichen, stellen wir fest er ist identisch, das Dokument öffnet sich also direkt im Office Web App Server (falls vorhanden, sonst kommt ein Downloadfenster):
http://portal.contoso.com/Shared%20Documents/Something%20else.docx?d=SQKD2SMKFSWK17975673101

Anderes Beispiel, wir verschieben die Datei in eine andere Bibliothek, damit ändert sich die URL z.B. in http://portal.contoso.com/NeueLibrary/Something%20else.docx?d=SQKD2SMKFSWK17975673101

Die ID (?d=…) bleibt gleich und wird verwendet um das Dokument eindeutig zu finden.

Vorsicht

Jedoch ist Vorsicht geboten, denn es kommt darauf an, wie man verschiebt und umbenennt, damit es SharePoint mitbekommt. So sollte stehts das SharePoint UI / Browser verwendet werden und so per Drag and Drop verschoben werden. Per Sync stehen die Chancen schlecht, da wird es als neues Dokument erkannt.

Auch funktioniert es wie eingangs beschrieben nur für Office Dokumente (exklusive PDF).

Wie schalte ich es ein?

Durable Links funktionieren über das Site Collection Feature “Document ID Service”, auf der Site Collection muss dies also zuerst aktiviert werden.

Auch jetzt wird die Änderung noch nicht sofort übernommen, es gibt verschiedene Timer Jobs die regelmäßig nach neuen Dokumenten prüfen und die ID generieren – zu finden in der Central Admin – Monitoring – Job Definitions – beginnend mit “Document ID*”, jeweils für jede Web Anwendung. Also ggf. einfach manuell ausführen um schneller zu einem Ergebnis zu kommen:

Über “Running Jobs” kann man nachverfolgen, wann der Vorgang abgeschlossen wurde.

 

Durable Links helfen in der konsequenten Weiterentwicklung, tote Links zu reduzieren indem Restrukturierungen von Dokumenten möglich ist, während die URL gleich bleibt.

 

Referenz

 

0 0 vote
Article Rating
Teilen

Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

Subscribe
Notify of
guest

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Kommentardaten verarbeitet werden .

4 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Chris
4 years ago

Überstehen die durable links auch das verschieben des Dokuments in eine neue/andere SiteCollection?

Konrad Brunner
3 years ago

Beschreibt dieser Blog nicht die bereits mit SharePoint 2010 eingeführte DocumentID Lösung? Durable Links in SharePoint 2016 ist doch etwas neues!