Die klassische Word-Vorlage mit einem Inhaltstyp in SharePoint ersetzen

Aus dem klassischem Dateisystem sind wir gewohnt mit Vorlagen zu arbeiten. Gerade bei den Microsoft Office Tools wie Excel und insbesondere Word. Jeder hat eine Vorlage für einen Brief, Rechnung, Angebot… Diese Vorlagen sind leicht an der Dateiendung .xltx, .dotx, enthalten Formatierungen, Textbausteine, etc.
Oftmals sind diese Vorlagen in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt, das man also öffnet bevor man ein Dokument erstellt.
Einmal geöffnet wird quasi eine Kopie der Vorlage erstellt, d.h. man muss das geöffnete Dokument neu abspeichern und kann nicht versehentlich die Vorlage überschreiben. In diesem Artikel beschreibe ich was es mit Inhaltstypen auf sich hat, sowie eine Schritt für Schritt Anleitung um diese klassischen Vorlagen nach SharePoint Inhaltstypen zu migrieren.

Definition Inhaltstyp

Wenn es jetzt also darum geht, vom Dateisystem nach SharePoint umzustellen bzw. zu migrieren, macht es in dieser Hinsicht wenig Sinn solche Vorlagenordner 1:1 ein einer Dokumentenbibliothek abzulegen. Denn SharePoint kann mit Vorlagen viel besser umgehen, das Konzept dahinter versteht man als Inhaltstyp (Engl. “Content Typ”). Dabei hat ein Inhaltstyp weit mehr Funktionen, wie z.B.:

  • Eine Dokumentenvorlage zu laden – naja, das ist ja die Grundfunktion
  • Verwendung von zusätzlichen Metadaten aus der Applikation heraus
  • Integration in die SharePoint Suche
  • Einfache Wiederverwendung der gleichen Vorlage wieder und immer wieder
  • Einfaches aktualisieren der Vorlagen – an einer zentralen Stelle

Doch schauen wir uns im nächsten Schritt einmal genauer an, sich ein Inhaltstyp in SharePoint einrichten lässt.

Migration nach SharePoint – Schritt für Schritt

  1. Vorlage aktualisieren, falls notwendig
  2. Vorlage muss nicht als dotx abespeichert werden
  3. SharePoint Websitesammlung (Site Collection) öffnen (als Websitesammlungsadministrator)
  4. Inhaltstyp erstellen
  5. Inhaltstyp zuweisen
  6. Dokument basierend auf dem Inhaltstyp erstellen

Über das “Rädchen” auf die Websiteeinstellungen klicken: image Unterhalb von Web-Designer-KatalogeWebsiteinhaltstypen wählen: image Anschließend auf Erstellen klicken: image Jetzt können wir verschiedene Einstellungen für den Inhaltstyp definieren:

  • Name: Brief
  • Beschreibung: Diese Vorlage kann als Anschreiben oder als Brief verwendet werden.
  • Übergeordneter Inhaltstyp: Dokumentinhaltstypen – Dokument
  • Vorhandene Gruppe: Benutzerdefinierte Inhaltstypen

image Jetzt können wir eine weitere Spalte hinzufügen, dies kann bereits in der Applikation ausgewählt werden und wird auch als Metatag im Dokument abgespeichert. Später können diese auch in Form von Spalten / Metadaten in einer Dokumenten-Bibliothek angezeigt werden. Hier zeige ich die Standard-Einstellung nach der Erstellung: image

Zusätzliche Metadaten hinzufügen – hier “Verwaltete Metadaten” (optional)

Im zuvor erstellten Inhaltstyp klicken wir jetzt auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um Metadaten an das Dokument / Inhaltstyp anzuhängen.
Als Beispiel nutze ich den Adressaten in Zusammenhang mit dem Verwaltete Metadaten (Engl. “Managed Metadata”) Dienst. Ich finde es deshalb ein gutes Beispiel, da die Information meines Geschäftspartners Firma X, Y, Z immer wieder benötigt wird. Sei es wenn ein Schreiben erstellt, eine Rechnung empfangen oder ein Angebot versendet wird: image Für die Fortgeschrittenen “Verwaltete Metadaten”, ansonsten können Sie z.B. eine “Auswahl (Menü)” Spalte erstellen um die Verwaltung der Metadaten im Inhaltstyp vorzunehmen. Verwaltete Metadaten ist ein Dienst in SharePoint, der es ermöglicht auf Metadaten zurückzugreifen. Mithilfe dieses Dienstes können Metadaten sprachabhängig angezeigt werden, als auch in der kompletten SharePoint Hierarchie wiederverwendet werden (Stichwort Websitesammlungsübergreifend).

Der SharePoint Dienst “Verwaltete Metadaten” unterstützt Sie wenn es darum geht eine Taxonomie im Unternehmen zu etablieren. Doch was ist eine Taxonomie?
Vergleich mit Amazon: Wenn Sie auf Amazon nach einem Buch suchen, finden Sie verschiedene Kategorien, Autoren… Dabei wird die Taxonomie dafür verwendet ein und die gleiche Schreibweise sicherzustellen. Roman, Thriller, Comdey, Komödie.
Ein neuer Artikel wird unter Verwendung der bestehenden Genres eingestellt.

Dazu wähle ich aus dem bereits vorkonfigurierten Verwaltete Metadaten Dienst ein bereits bestehenden Ausdruckssatz “Firma” aus: image Anschließend wird nun die Spalte angezeigt: image Jetzt müssen wir noch die eigentliche Vorlage hochladen, hierzu muss man auf “Erweiterte Einstellungen” des Inhaltstyps klicken, anschließend kann man ein Dokument hochladen oder auf ein bestehendes verweisen. Dabei muss das Dokument nicht zwingend in der Applikation als Vorlage abgespeichert worden sein: image Damit haben wir die Erstellung eines Inhaltstyps abgeschlossen. Im nächsten Kapitel sehen wir, wie wir diesen zur Verwendung bereitstellen können.

Inhaltstyp zuweisen

Jeder bestehende Inhaltstyp muss in der Bibliothek oder der Liste zugewiesen werden, damit es tatsächlich verwendet wird. Hierzu Bibliothek der Wahl öffnen, z.B. Dokumente und im Reiter Bibliothek auf Bibliothekseinstellungen klicken: image Anschließend auf Erweiterte Einstellungen klicken: image Dort Verwaltung von Inhaltstypen zulassen auf Ja setzen. Die Vorlagen-URL wird dabei ausgegraut, das ist ok, da wir unsere Dokumentenvorlage bereits über den Inhaltstyp definieren: image Anschließend ist aber nur der Standard Inhaltstyp “Dokument” in der Bibliothek – ja auch das ist bereits ein Inhaltstyp. Um unseren Inhaltstyp “Brief” hinzufügen, klicken wir auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen: image Hier können wir über den Typ “Benutzerdefinierte Inhaltstypen” unseren zuvor Erstellten auswählen auf auf Hinzufügen klicken: image Damit sind in der Bibliothek zwei Inhaltstypen konfiguriert. Damit der Endbenutzer jetzt aber nicht versehentlich den Standard Inhaltstyp verwendet, ändern wir im nächsten Schritt die Reihenfolge (alternativ könnte man ihn auch entfernen).

Inhaltstyp als Standard definieren

In diesem Schritt setzen wir “Brief” als unseren Standard Inhaltstyp, dazu klicken wir auf Reihenfolge der neuen Schaltflächen und Standardinhaltstyp ändern: image Dort können wir auch den Haken Sichtbarkeit entfernen, damit wird dieser in der Benutzeroberfläche dem Endbenutzer gar nicht mehr angeboten: image Damit haben wir alle Schritte getan. Schauen wir uns als nächstes die Endbenutzer Seite an.

Aus Sicht des Endbenutzers

Da wir jetzt die ganze Vorbereitung getroffen haben, sehen wir uns jetzt die Verwendung eines Inhaltstyps aus Sicht eines Endbenutzers an.

Neues Dokument anhand des Inhaltstyps erstellen

Öffnen wir unsere Bibliothek, in der wir zuvor den Inhaltstyp hinzugefügt haben. Anschließend klicken wir auf den Reiter DATEIEN – Neues Dokument – Brief (siehe da, da taucht unser Inhaltstyp inkl. Beschreibung auf): image Anschließend öffnet die entsprechende Anwendung, hier Microsoft Word. Man achte darauf dass die Metadaten in Microsoft Office abgefragt werden (hier rot eingerahmt). Wenn die Vorlage Parameter aus den Metadaten ausliest, kann man auch entsprechende Textblöcke und Metadaten in einem Zuge füllen, hier im Beispiel Titel/Betreff (grün eingerahmt). Verwaltete Metadaten unterstützen auch eine Autovervollständigung: Word_Screenshot Anschließend kann das Dokument weiter bearbeitet und schlußendlich gespeichert werden.

Anzeige der Eigenschaften

Wenn das Dokument im SharePoint gespeichert wurde, kann man auch wieder die Metadaten anzeigen lassen, z.B.:

  • Name
  • Titel
  • Adressat
  • Inhaltstyp: Brief

image

Ansicht anpassen

Die zusätzlichen Spalten werden bisher noch nicht in der Ansicht angezeigt, sondern nur wenn man, wie im Schritt zuvor beschrieben, sich die Eigenschaften anzeigen lässt. Um die neuen Metadaten bereits in der Übersicht anzuzeigen, muss man die Ansicht bearbeiten. Unter dem Reiter BIBLIOTHEK – Ansicht ändern: image Anschließend einfach die zusätzlichen Spalten je nach Bedarf markieren und per Nummerierung die Reihenfolge in der Anzeige ändern: image Da Ergebnis sieht dann so aus: image

Inhaltstyp-Veröffentlichungshub

Eher bekannt aus dem Englischen als Content Type Hub. Sobald Sie mehrere Websitesammlungen in Ihrem SharePoint verwenden, wird diese Funktion interessant. Denn bisher haben wir uns darauf beschränkt den Inhaltstyp für eine Websitesammlung einzurichten. Stellen Sie sich vor, Sie haben 1.000 oder mehr Websitesammlungen die Sie verwalten müssen – und die dazugehörigen Vorlagen aka Inhaltstypen. Mit dem Inhaltstyp-Veröffentlichungshub kann man alle Inhaltstypen in einer Websitesammlung erstellen, warten und entfernen. Damit wird auch das Management in großen Umgebungen erleichtert. Dieses Vorgehen füllt aber leicht einen weiteren Artikel, vielleicht eines meiner nächsten Blog Einträge.

Zusammenfassung

Inhaltstypen bieten eine Möglichkeit mit Vorlagen zu arbeiten – the next generation. Dieser Artikel wurde in Office 365 erstellt, ist aber identisch mit der on-premise Version von SharePoint. Wenn Sie Fragen oder Hilfe benötigen um Ihre Daten in SharePoint zu bekommen, kann Ihnen ein Tool wie der AvePoint Dateisystem Migrator weiterhelfen.

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Strategic Consultant bei AvePoint Deutschland GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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