Präsentation: Collaboration mit SharePoint – erfolgreiche Zusammenarbeit als Gemeinschaftsprojekt @ShareConf

Ich bin kurzfristig noch zu einem weiteren Vortrag auf der ShareConf gekommen. So hatte ich die Ehre zusammen mit meinem Chef Michael Denzler (Blog: http://sharepoint.denzman.com) den Vortrag – wie der Titel schon vermuten lässt – in Zusammenarbeit zu erstellen.
Zusammenarbeit und SharePoint steht als ganz klar im Vordergrund. Selbst bei solch einer Aufgabe stellt sie die Stärke von SharePoint einmal wieder ganz klar heraus.

Teamwork mit SharePoint

Es gibt 1.000 Use Cases…  Dieser war aber ganz einfach und hatte direkt mit der Erstellung der Präsentation zu tun.

Brainstorming

Die Präsentation war einen Last-Minute Arbeit – wie so oft. Dennoch haben wir natürlich den hohen Anspruch auch dann perfekte Arbeit abzuliefern. Außer dem Vortragstitel und dem Abstract hatten wir nichts. Also als erstes zusammen setzen und Ideen für den Vortrag sammeln.

Rohentwurf und Medienwahl

Während der Ausarbeitungsphase haben wir uns für die Medien PowerPoint + 2 Flipcharts entschieden – schließlich soll das Publikum mitmachen – Teamwork!
Bis dahin sind also unsere Notizen in den ersten Rohentwurf in PowerPoint entstanden.

Ausarbeitung

Nun kommt der entscheidende Punkt – die getrennte Bearbeitung der PowerPoint Folien. Schließlich mussten wir aus den Stichpunkten oder vermerkten ToDo’s noch schöne Folien mit SmartArts, Grafiken, etc. erstellen. Nur war es bis zu diesem Punkt schon weit nach 21 Uhr – und noch nicht angefangen. Old-School: Ich bearbeite eine Version, schicke Michael eine Version (vorwiegend per E-Mail), ich bekomme eine Version von Michael, bearbeite eine Version, schicke eine Version, bekomme eine Version, sende eine Version…. Und in der Früh – wer hat jetzt die aktuellste Version? Michael? Ich? Oder haben wir zwischenzeitlich unterschiedliche Versionen bearbeitet und haben einen inkonsistenten Zustand? Collaboration mit SharePoint: Präsentation in SharePoint abgelegt, für Michael zum Bearbeiten freigegeben. Und jetzt? Na jeder hat seine Änderungen gemacht und man nächsten Morgen hat man gleich alles und hat noch genügend Zeit sich ein Rollenspiel für unser Publikum zu überlegen.

Das fertige Produkt

Die Präsentation gibt es auf Slideshare:

[slideshare id=36696390&doc=collaborationmitsharepoint-shareconf2014-140707051050-phpapp01]

Teamwork im Vortrag

Unser Publikum hat uns auf eine Reise durch die Zeit begleitet und am Ende einen Blick in die Glaskugel geworfen. Auf diesem Wege konnten wir verschiedene Trends aufzeigen und belegen. Anbei noch das Ergebnis: Foto 2

IST-Zustand

Bestandsaufnahme im Publikum und das entsprechende Ergebnis (ca. 25 Teilnehmer): Verwendete SharePoint Version:

  • SharePoint 2013: 13x
  • SharePoint 2010: 14x
  • SharePoint 2007: 4x

Eingesetzte Endgeräte:

  • Mobiltelefone: 3
  • Tablets: 4

Häufigste “Verstöße” der Microsoft Best Practice oder daraus resultierende Probleme:

  • Disaster Recovery (DR) Plan / Wiederherstellung von SharePoint bzw. Wiederherstellungszeiten
  • Große Inhaltsdatenbanken (Content DB) und daraus resultierende DR Probleme. Außerdem Probleme beim Handling mit großen Datenbanken wie bei Migrationen und Performance
  • Struktur, tiefe Verschachtelungen. Oft resultierende in fehlender Governance / Richtlinien, so gibt es viele Subsites oder viele Ordnerstrukturen
  • Berechtigungen, mit der ersten Möglichkeit mit SharePoint 2007 Rechte auf Item Ebene zu vergeben, wurde diese auch gleich intensiv genutzt. Die Verwaltung von Berechtigungen ist in SharePoint nicht gerade einfach und transparent.

Foto 4Foto 5

SOLL-Zustand

Bei der Befragung des Publikums haben wir ihre Pläne für die Zukunft hinterfragt. Architektur:

  • On-premise: 20x
  • Cloud: 1x
  • Hybrid: 3x

Endgeräte:

  • Mobiltelefone und Tablets: 21x

Anpassungen:

  • Anpassungen wie Full-Trust Solutions, Design Anpassungen etc: 12x

Foto 3

Fazit

Dank der Nutzerbefragung bestätigt sich der Trend: Wenn SharePoint nicht bereits im Internet direkt steht (per Public oder Private Cloud), wird dieser ins Internet veröffentlicht, damit mobile Endgeräte per VPN oder SSL Zugriff bekommen. Mit Hybrid Cloud (gemischter Betrieb oder parallel Betrieb) von on-premise als auch Cloud, tasten sich die Ersten vorsichtig vor. Mein Rat: Nutzt selbst SharePoint! Ich habe mich selbst schon oft genug ertappt an SharePoint vorbei zu arbeiten. Das gehört wahrscheinlich zu den Leiden eines Beraters, nicht nur reden sondern auch selbst nutzen. So werden wir selbst auch zum Endbenutzer und das tagtägliche Arbeiten wird leichter.

Abstract

Die Einführung und der Einsatz von Microsoft SharePoint als Collaboration Plattform ist ein Gemeinschaftsprojekt „ohne Enddatum“, in das alle Beteiligten eingebunden sein wollen und sollen, um gemeinsam zum Erfolg beizutragen. In ihrer Keynote beleuchten Michael Denzler und Dennis Hobmaier SharePoint als Collaboration Plattform aus Sicht aller Beteiligter und im Verlauf der Zeit:

  • Unterschiedliche Blickwinkel: Management, Abteilungen und Anwender – intern und extern
  • Rollenverständnis und Anforderungen: Ziele und Schnittstellen und ihre Verknüpfung
  • Interaktion gestern, heute, morgen: Veränderungen in der Zusammenarbeit durch Fortschritt und Features
  • Anforderungskatalog einmal anders: Spielregeln in und mit SharePoint Konferenzen wie die ShareConf sind „gelebter SharePoint“ – tauschen wir uns aus, lernen wir voneinander und tragen wir gemeinsam zum Erfolg bei!
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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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