Ressourcen Postfächer in Office 365 verwenden

Sie kennen sicherlich die Klassiker für Projekt Postfächer aus Ihrer on-premise Umgebung:

  • Exchange Public Folder (E-Mail aktiviert)
    • Con: Manche gehen Metadaten verloren
    • Con: Versenden ist nur sehr umständlich möglich
    • Pro: Einfach einzurichten
    • Pro: Gleichzeitiger Zugriff von mehreren Mitarbeitern möglich
  • Separates Benutzerkonto das über Outlook separat eingebunden wird
    • Pro: E-Mail bleibt E-Mail
    • Pro: Regeln zum Sortieren können angewendet werden
    • Con: Umständlicher Zugriff zwischen vielen Mitarbeitern
    • Con: Umständliche Rechtevergabe auf das Postfach
  • E-Mail aktivierte Library (Mein persönlicher Favorit)
    • Pro: Unterstützt Office 365
    • Pro: Einbindung in Projekt Sites innerhalb von SharePoint (Die Daten sind alle an der richtigen Stelle, yes)
    • Pro: E-Mail bleibt E-Mail
    • Pro: Gleichzeitiger Zugriff von mehreren Mitarbeitern möglich
    • Pro: Regeln zum Sortieren können angewendet werden
    • Kurzum: Es vereint alle Vorteile und keines der Nachteile

Update 20.02.2017: Diese Funktion rückt in den Hintergrund, mittlerweile gibt es Groups, das ja standardmäßig ein Posteingang hat.

Jetzt die Quizfrage, wie richte ich das ein? Es kann pro Site eine Mailbox eingerichtet werden. Hierzu über die Site EinstellungenApp hinzufügen wählen: image Im App Katalog gibt es eine neue App Websitepostfach. image Anschließend wird diese automatisch eingerichtet. Beim erstmaligem Aufruf wird die Sprache als auch die Zeitzone abgefragt. Letztendlich versteckt sich dahinter ein ganz normales Exchange Postfach, auf das anschließend per Outlook Web App (OWA) zugegriffen wird: image Hier dann der Zugriff auf das Postfach. Links oben ist praktischerweise noch der Link zur ursprünglichen Site eingebettet. Die E-Mail Adresse des Postfachs ist bereits als E-Mail im Posteingang gespeichert und man kann sofort los legen: image Referenz http://office.microsoft.com/en-001/sharepoint-help/add-a-site-mailbox-to-keep-email-in-context-HA103863011.aspx

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Autor: Dennis Hobmaier

Dennis Hobmaier ist Consultant - Digital Workspace bei Insight Technology Solutions GmbH. Er hat über 15 Jahre Erfahrung in IT-Enterprise Umgebung aller Größenordnungen und bedient Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Als MCSE SharePoint hat er tiefgreifende Kenntnisse in den Bereichen Microsoft Active Directory, Windows, Azure, SharePoint und Office 365. Gerne teilt er seine Projekterfahrung mit Ihnen.

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